普段、様々な申し込み手続きを行う機会があります。最近ではインターネットという便利な方法もありますが、印鑑が必要な手続きとなると対面もしくは郵送がまだまだ一般的なようです。
そんな郵送手続きにつきものなのが、返信用封筒ではないでしょうか。いつ頃からか、書類の入れ忘れや記入漏れを防ぐ注意書きが添えられたものをよく目にするようになりました。ここでは最近私が使った封筒を例に、その注意書きに注目してみましょう。
まずはこちらからです。
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| 「必要書類」とあるだけで、具体的な説明はなし |
具体的な書類名が書かれていないせいか、これを見ても何を送ればよいのかわかりません。そのため、封をする前に必要書類のリストをもう一度見返し、漏れがないかを確認する手間が生じます。
ではこちらはどうでしょうか。
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| 必要書類が具体的に説明されている |
書類名が具体的に挙げられているおかげで、入れ忘れがないか簡単に確認できます。あとは記入に不備がないかを確認するだけで済みました。
具体的に必要書類の項目名を印刷しないほうが、封筒としては汎用性が高く、導入コストを抑えられるのかもしれません。しかし、送り返した書類に不備があれば、申し込む側だけでなく、受け取る側にも返送や通知の作業が発生し、負担を強いられることになります。コストとのバランスを見極めるのが難しいですが、わかりやすく、より確実にやりとりできるためには、このような工夫を追及していくことがまだまだ必要なのかもしれません。